Zoek online naar "thuisladen verrekenen" en je vindt overal hetzelfde getal: een vast bedrag per kWh dat de Belastingdienst zou hanteren. Dat getal klopt niet helemaal. Het officiële standpunt van de Belastingdienst gaat namelijk niet uit van een vast forfait, maar van je werkelijke kostprijs. Hieronder de regels zoals ze echt zijn, en waarom de meter net zo belangrijk is als het tarief.
De basisregel: je werkelijke kostprijs
Werkgevers mogen het laden van een auto van de zaak thuis belastingvrij vergoeden, maar de basis daarvoor is de integrale kostprijs: wat jij zelf per kWh betaalt aan je energieleverancier. Dat is niet alleen het kale leveringstarief. De Belastingdienst rekent ook vaste kosten mee, zoals het vastrecht en de energiebelasting, gedeeld door je totale jaarverbruik. Heb je zonnepanelen, dan telt zelfs een deel van de afschrijving daarvan mee.
Dat maakt de "echte" kostprijs een persoonlijk getal. Twee collega's met dezelfde leverancier kunnen een ander bedrag per kWh hebben, afhankelijk van hun totale verbruik en contract.
De praktische route: een vaste prijsafspraak voor een periode
Elke maand je energierekening uitpluizen is voor de meeste bedrijven onwerkbaar, en daarom staat de Belastingdienst een praktische kortere weg toe: werkgever en werknemer spreken samen een vast bedrag per kWh af, gebaseerd op een marktconform tarief op het moment van de afspraak, bijvoorbeeld het gemiddelde jaarcontract-tarief van dat moment. Die afspraak geldt dan voor een vaste periode, meestal een jaar, en moet daarna opnieuw tegen het licht worden gehouden.
Voorwaarden die in de praktijk steeds terugkomen:
- De afgesproken prijs moet marktconform zijn op het moment van afsluiten, niet een schatting achteraf.
- Je geeft periodiek (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) door hoeveel kWh je hebt geladen.
- Vergoed je structureel meer dan de werkelijke of marktconforme kostprijs, dan merkt de Belastingdienst het meerdere aan als loon waarover je loonheffing betaalt.
Een vast bedrag verzinnen zonder die onderbouwing, alleen omdat het makkelijk rekent, is af te raden: dat is precies waar de Belastingdienst bij een controle op doorvraagt.
Wat een dynamisch (spot)tarief verandert
Laad je thuis op een dynamisch energiecontract, dan verschilt je werkelijke prijs per kWh per uur en per dag. Voor de vergoeding verandert het principe niet: je mag nog steeds je werkelijke gemiddelde kostprijs vergoeden, of een vaste prijsafspraak maken voor een periode. Het verschil is vooral administratief. Wie 's nachts laadt op een goedkoop uur, houdt bij een vaste afspraak een marge over; wie vooral overdag laadt, betaalt mogelijk meer dan het afgesproken bedrag terugkrijgt. Beide zijn toegestaan, zolang de gekozen methode consistent wordt toegepast en onderbouwd blijft.
De meter: waarom die net zo belangrijk is als het tarief
Zodra er geld wisselt van eigenaar op basis van een kWh-aflezing, telt niet alleen het tarief, maar ook of die aflezing te vertrouwen is. Een gewone laadpaalmeter geeft een prima indicatie voor eigen gebruik, maar heeft geen officiële status. Zodra een werkgever moet kunnen vertrouwen op het getal dat jij doorgeeft, telt dat als een commerciële meting, en daar gelden andere eisen voor.
We hebben dat in detail uitgewerkt in wanneer heb je een MID-meter nodig: zodra een derde (in dit geval je werkgever) op de meting vertrouwt voor een betaling, is een MID-gecertificeerde meter de veilige keuze. Zonder MID-meter loop je het risico dat een controleur de onderbouwing van je vergoeding niet accepteert, ook al is het tarief zelf correct.
Wat je moet bewaren
Praktisch gezien komt het neer op drie dingen die je vastlegt, ongeacht welke methode je kiest:
- De sessiegegevens: hoeveel kWh, wanneer, en idealiter automatisch gelogd door de laadpaal zelf in plaats van handmatig overgetypt.
- De prijsonderbouwing: je energierekening (bij de kostprijsmethode) of de marktprijs op het moment van de afspraak (bij de vaste-prijsmethode).
- De periode waarvoor een eventuele vaste afspraak geldt, zodat die op tijd wordt herzien.
Waar dit in de praktijk samenkomt
Voor bedrijven die veel laadpalen thuis bij medewerkers beheren, is dit precies waar een goed facturatie- en verrekenmodule voor bedoeld is: sessies worden automatisch vastgelegd per laadpaal, gekoppeld aan de juiste gebruiker, en met een MID-gecertificeerde meting waar dat nodig is. Zo hoeft niemand aan het einde van het jaar handmatig kWh-tellers en energierekeningen naast elkaar te leggen.
Bronnen
Bronnen: Kennisgroep Belastingdienst, KG:204:2024:14 Opladen auto van de zaak, Jongbloed Fiscaal Juristen, Vermetten accountants en adviseurs.